كيف يمكنك تنظيم ملفات حاسبك الشخصي بما يسهل الوصول إليها ؟

مع مرور الوقت يتراكم الكثير من ملفات النصوص والصور ومقاطع الفيديو على الأقراص الصلبة بالحواسب، وسرعان ما يضل المستخدم طريقه في العثور على بعض الصور أو ملفات PDF عندما يحتاج إليها. وهنا تظهر أهمية تنظيم الملفات من أجل سهولة الوصول إليها.

وينصح بيتر شتيزل مورافيتز، من مجلة “بي سي فيلت” الألمانية، بأنه يتعين على المستخدم ترتيب الملفات بشكل مدروس عند تخزينها على الحواسب من خلال الاستفادة من بنية المجلدات، التي يوفرها نظام تشغيل الحواسب.

ومن جانبه، قال فرانك روبيرتوس، خبير تكنولوجيا المعلومات بالعاصمة الألمانية برلين، إنه من المهم أن يتم تحديد مصطلح جيد لتسمية المجلد، حتى يسهل للمرء معرفة ما يشتمل عليه من ملفات. علاوة على أنه من المفيد أيضاً إنشاء مجلد فرعي للإجازات مثلاً داخل المجلد الرئيسي للصور، والذي يضم بدوره مجلدات فرعية أخرى للسنوات مثلاً، ولكن لا يجوز أن يزيد عدد هذه المجلدات عن الحد المسموح به.

وأضاف الخبير الألماني فرانك روبيرتوس أن الحد الأقصى للمجلدات الفرعية يبلغ ما بين 3 و5 مجلدات، بالإضافة إلى أنه لا يجوز أن يكون هناك عدد كبير من المجلدات على نفس المستوى؛ حيث يتراوح العدد المسموح به بين 20 و 30 مجلداً. كما أن عدد الملفات أو الصور داخل المجلد الواحد ينبغي أن تكون في حدود 100 إلى 150 ملفاً.

أقسام مختلفة

وعندما يتعلق الأمر بمجموعة أكبر من الملفات أو النصوص أو الصور أو مقاطع الفيديو، فإنه من المفيد ألا يتم تخزين هذه البيانات في مجلدات مختلفة فحسب، بل يجب تخزينها أيضاً في أقسام مختلفة على القرص الصلب بالحاسوب، حتى تسهل عملية إنشاء نسخ احتياطية من هذه البيانات.

وحتى مع اتباع أفضل خطوات الترتيب والتنظيم قد يتم تخزين الملف مرتين؛ نظراً لأن المستخدم لا يكون متأكداً في بعض الأحيان من قيامه بتخزين الملف. وأوضح جورج أوفرمان، من مجلة “كمبيوتر بيلد” الألمانية، قائلاً: “هناك العديد من البرامج المجانية، التي تساعد المستخدم في العثور على هذه التكرارات”.

ولكن غالباً ما يظهر التساؤل حول طبيعة هذه النسخ المكررة من الملفات؛ فمثلاً هل الصورة، التي يتم زيادة درجة السطوع بها تعتبر نسخة مكررة من الملف الأصلي، ويتم نفس الأمر أيضاً مع ملفات الموسيقى. ولذلك يتعين على المستخدم الاعتماد على البرامج، التي تتخصص في نوع واحد من الملفات.

وتبعاً لعدد الملفات المخزنة على الحاسوب، فإن أفضل تنظيم للملفات قد لا يساعد المستخدم إذا كان يبحث عن شيء محدد. وإذا كان الأمر يتعلق بملفات نصية، فيمكن في هذه الحالة استعمال وظيفة بحث سطح المكتب بنظام ويندوز.

وأضاف الخبير الألماني جورج أوفرمان قائلاً: “لا تعمل هذه الوظيفة بشكل فعال مع الأقراص الصلبة ذات السعات التخزينية الكبيرة، إلا عندما يسمح المستخدم بفهرسة نظام ويندوز”. غير أن عملية الفهرسة تستهلك الكثير من موارد نظام التشغيل، ويعمل الحاسوب في الواقع بشكل أبطأ أثناء القيام بهذه العملية.

وعند البحث عن ملفات معينة بدون إجراء عملية الفهرسة فإن عملية البحث تستغرق وقتاً طويلاً، ولذلك يتعين على المستخدم في مثل هذه الحالات تحديد مجلدات معينة للبحث فيها بدلاً من البحث في القرص الصلب بأكمله.

بحث أسهل عن الصور

وبطبيعة الحال تزداد صعوبة البحث عن الكلمات الرئيسية مع الصور؛ حيث لا يعرف الحاسوب بشكل عام ما تتضمنه هذه الصور. ولتسهيل مهمة البحث عن الصور فإنه ينبغي إضافة علامات إلى الصور، وتوفر العديد من برامج تحرير الصور إمكانية إضافة هذه العلامات أو الوسم.

وهناك بعض البرامج، التي تساعد المستخدم في تصنيف الصور وإضافة العلامات أو الوسم للصور؛ حيث أشار جورج أوفرمان إلى أن برنامج أدوبي Photoshop Elements على سبيل المثال يشتمل على وظيفة تعمل على تصنيف الصور حسب المعايير المتشابهة، وبالتالي فإنها توفر مزايا عملية جداً للمستخدم.

كما أن برنامج جوجل Picasa المجاني يوفر منذ فترة طويلة وظيفة التعرف على الوجوه الموجودة في الصور. علاوة على أنه تم إضافة هذه الوظيفة في برنامج جوجل Fotos المتوافر فقط في نسخة تعتمد على خدمة الحوسبة السحابية.

ويعتقد الخبراء الألمان أن المستقبل القريب يحمل معه العديد من التقنيات المتطورة للتعرف على الأشخاص والأماكن، وسوف يواجه المستخدم فيضاً من المعلومات المتدفقة سيحتاج إلى الدعم والمساعدة، كما ستظهر برامج تتعرف على المحتويات وتقدم للمستخدم ما يبحث عنه، إلا أن جوانب الخصوصية وحماية البيانات ستكون في خطر عند استعمال الخدمات المعتمدة على الحوسبة السحابية؛ حيث تقوم الشركات بتحليل البيانات والاطلاع على بيانات المستخدم وإظهار الإعلانات بما يتناسب مع الاهتمامات والرغبات الشخصية.