خمسة أسباب تدعوك لتحديث أنظمة وعمليات كشوف الرواتب

بقلم غيرهارد هارتمان*

تختلف مواسم نهاية السنة الضريبية الجديدة باختلاف البلد، ولكنها عادةً ما تكون الوقت المناسب للشركات لإعادة تقييم عمليات وأنظمة كشوف الرواتب المعمول بها حاليًا. وبفضل التكنولوجيا السحابية ذات التكلفة المعقولة المتاحة اليوم، يمكن لأي شركة أتمتة عمليات كشوف الرواتب بسهولة لتبسيط الامتثال وضمان الدقة.

وفيما يلي خمسة أسباب منطقية للاستثمار في حلّ كشوف الرواتب السحابيّ الحديث الذي يوفر للشركة مزيداً من السلاسة والازدهار:

1. تبسيط الامتثال

تتحمل كل شركة مسؤوليات ذات صلة بإعداد تقارير الامتثال.

إن استخدام حلّ حديث ومؤتمت يسهّل الامتثال للمتطلبات الضريبية التنظيمية مثل تقارير الامتثال. ويتم تحديث حل كشوف الرواتب المستند إلى السحابة تلقائيًا لمواكبة التغييرات السنوية في قوانين وأنظمة الضرائب التي تؤثر في الحسابات الضريبية للرواتب. فلا حاجة لمعرفة اللوائح الضريبية الجديدة أو تحديث جداول البيانات.

2. توفير الوقت

قد يمضي فريق كشوف الرواتب ساعات شهريًا في متابعة سجلات الموظفين، وإجراء حسابات الرواتب، وإصدار قسائم الرواتب باستخدام العمليات اليدوية مثل جداول البيانات. أما باستخدام حل كشوف الرواتب المستند إلى السحابة، فمن السهل حساب الخصومات القانونية وإنشاء تقارير الامتثال بنقرة واحدة. وهذا من شأنه أن يوفر ساعات عديدة من العمل الإضافي شهريًا وأن يمنح الشركة قيمة مضافة.

3. تقليل الخطأ البشري

من المحتمل أن تقع أخطاء بشرية عندما تستخدم الشركة جداول البيانات أو الأنظمة اليدوية الأخرى في اقتطاعات الرواتب. وقد يؤدي هذا إلى دفع أجر زائد أو ناقص للموظف أو حساب إجازته بشكل خاطئ، الأمر الذي قد يضر بالعلاقات  مع القوى العاملة. أما النظام المؤتمت فيساعد في تفادي معظم الأخطاء البشرية عند توثيق البيانات أو إجراء الحسابات.

4. الاستعداد للنمو

مع نمو الشركة، تصبح الإدارة اليدوية بمثابة كابوس. أما باستخدام برامج كشوف الرواتب، فيمكن للشركة الاستعداد للنمو. وبفضل الحلول السحابية، يمكن للشركات الدفع حسب كل قسيمة دفع شهريًا وإضافة المزيد من الموظفين بسهولة حسب الحاجة.

5. منع الاحتيال

يضع حل كشوف الرواتب المؤتمت ضوابط مالية صارمة. إذ يساعد في تقليل مخاطر الاحتيال في كشوف الرواتب من خلال منح المديرين رؤية أفضل للمعاملات، وتوفير مسار تدقيق ومجموعة من القواعد والضوابط التي تساعد على منع الاحتيال.

تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة مسؤوليات كثيرة ولا ينبغي لها أن تشتت انتباهها بالأعمال الإدارية اليدوية. إذ يمكن للتكنولوجيا المناسبة أن تزيل الحواجز وتعزز القدرة التنافسية للشركات الصغيرة والمتوسطة حتى تتمكن من المساهمة في عولمة ونمو أكثر شمولاً. وباستخدام حل سحابي مؤتمت لأداء الحسابات والامتثال، يمكنها التركيز على القيمة الاستراتيجية بدلاً من العمل الروتيني.

*نائب رئيس قطاع الأعمال المتوسطة في سايج أفريقيا والشرق الأوسط